DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS PARA OFICINA SURTITODO S.A.S., identificada con NIT 900.091.899-8, adopta la presente Política para regular el tratamiento de datos personales realizado en sus relaciones comerciales, contractuales, laborales, administrativas y a través de sus canales físicos y digitales, incluida su página web, cuando por medio de ella se recolecten o traten datos personales.

La presente Política reemplaza, para efectos de publicación general, la versión orientada exclusivamente al tratamiento de datos de colaboradores y biometría. El tratamiento laboral y biométrico conservará las salvaguardas específicas previstas aquí y podrá desarrollarse mediante procedimientos y formatos internos complementarios.

Objeto

Establecer los criterios, finalidades, procedimientos y medidas adoptadas por SURTITODO para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación, seguridad, transmisión, transferencia cuando corresponda y supresión de datos personales, garantizando los derechos de los titulares conforme al régimen colombiano de protección de datos personales.

Ámbito de Aplicación

Aplica al tratamiento de datos personales de clientes, potenciales clientes, usuarios de la página web y canales digitales, proveedores, contratistas, colaboradores, aprendices, practicantes, candidatos, visitantes y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por SURTITODO en desarrollo de sus actividades. Las disposiciones sobre huella dactilar y otros datos biométricos sensibles aplican únicamente cuando SURTITODO implemente efectivamente dichos mecanismos y exista fundamento jurídico para su tratamiento.

Marco Normativo

1. Constitución Política de Colombia, artículo 15.
2. Ley 1581 de 2012 y normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
3. Decreto 1074 de 2015, en especial las disposiciones reglamentarias del régimen de protección de datos personales.
4. Decreto 1377 de 2013, en lo incorporado y vigente dentro del Decreto 1074 de 2015.
5. Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable por tratarse de información financiera, crediticia, comercial o de servicios sujeta a ese régimen especial.
6. Las instrucciones, circulares y lineamientos vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio que resulten aplicables.
7. Las demás normas colombianas que regulen el tratamiento de datos personales, información electrónica, seguridad de la información o materias especiales relacionadas con las finalidades desarrolladas por SURTITODO.

Responsable Del Tratamiento

Responsable: Distribuidora de Productos para Oficina Surtitodo S A S

NIT: 900091899-8

Domicilio y dirección: Cl. 71 #28A-28

Correo para protección de datos mtovar@distribuidorasurtitodo.com

Teléfonos de contacto +57 317 400 5534

Sitio web: distribuidorasurtitodo.com.co

Área responsable: Gestión Humana / área designada por la Gerencia para atender protección de datos

El área responsable gestionará las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares, coordinará las respuestas internas y mantendrá los soportes necesarios para demostrar el cumplimiento de las obligaciones aplicables.

Definiciones

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato sensible: Dato cuyo tratamiento puede afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Comprende, entre otros, los datos biométricos.

Dato biométrico: Información obtenida de características físicas, fisiológicas o comportamentales que permita identificar o autenticar a una persona.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia o supresión.

Responsable: Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento.

Encargado: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son tratados.

Principios

• Legalidad. El tratamiento estará sometido al marco jurídico aplicable.

• Finalidad. Los datos se tratarán para finalidades determinadas, explícitas y legítimas previamente informadas.

• Libertad. El tratamiento se realizará con autorización cuando legalmente sea exigible, sin perjuicio de las excepciones previstas por la ley.

• Veracidad o calidad. La información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia. El titular podrá conocer el tratamiento en los términos legales.

• Acceso y circulación restringida. El tratamiento estará limitado a quienes estén autorizados o legalmente facultados.

• Seguridad. Se adoptarán medidas razonables y apropiadas para reducir los riesgos de pérdida, alteración, acceso, uso o tratamiento no autorizado.

• Confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento deberán guardar reserva de la información.

Categorías De Datos Que Podrán Ser Tratadas

• Datos de identificación y contacto.

• Información comercial y de facturación.

• Datos necesarios para gestionar pedidos, entregas, devoluciones, garantías, retractos, reversión de pagos y PQRS.

• Información contractual, laboral, profesional o de proveedores, cuando corresponda.

• Información de navegación y datos técnicos del sitio web, cuando su tratamiento sea necesario y jurídicamente procedente.

• Datos biométricos, exclusivamente cuando se utilice un sistema biométrico y exista fundamento jurídico y autorización cuando sea legalmente exigible.

• Datos sensibles, únicamente cuando sean pertinentes para una finalidad legítima y se cumplan las exigencias especiales de la ley.

SURTITODO recolectará únicamente los datos que sean pertinentes, adecuados y necesarios para las finalidades informadas. No se solicitarán datos sensibles por el simple hecho de estar disponibles cuando no exista una necesidad jurídica u operativa legítima.

Finalidades Del Tratamiento

• Gestionar solicitudes, cotizaciones, pedidos, facturación, pagos, entregas y servicios postventa.

• Atender devoluciones, garantías, retractos, reversión de pagos, peticiones, quejas y reclamos.

• Contactar al titular respecto de la relación comercial o contractual.

• Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, comerciales, laborales, administrativas y judiciales.

• Prevenir y gestionar fraude, suplantación, incidentes de seguridad y riesgos que afecten a los titulares o a SURTITODO.

• Administrar proveedores, colaboradores y procesos de selección o contratación.

• Gestionar la seguridad y funcionamiento de los canales digitales y sistemas de información.

• Realizar comunicaciones comerciales o actividades de mercadeo únicamente cuando exista base jurídica suficiente y, cuando corresponda, autorización previa.

• Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales competentes.

• Conservar información mientras exista obligación legal, contractual o un interés jurídicamente legítimo que justifique su conservación.

Datos Tratados A Través De La Página Web

Cuando la página web permita realizar formularios, compras, solicitudes, PQRS u otras interacciones, SURTITODO informará antes o durante la recolección qué datos son requeridos y para qué finalidades serán utilizados. Los campos obligatorios deberán estar justificados por la finalidad correspondiente.

Cuando el sitio permita pagos electrónicos, SURTITODO tratará la información necesaria para identificar y conciliar la transacción conforme al mecanismo tecnológico implementado. SURTITODO no afirmará que almacena datos completos de tarjetas u otros instrumentos de pago si estos son tratados directamente por el proveedor especializado del servicio de pagos.

Cookies Y Tecnologías Similares

Cuando la página web utilice cookies, píxeles u otras tecnologías que permitan recopilar o asociar información a una persona identificada o identificable, SURTITODO informará las finalidades y aplicará los mecanismos de información, gestión de preferencias y autorización que resulten legalmente exigibles. Las cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento técnico del sitio podrán recibir el tratamiento jurídico que corresponda. Esta Política no constituye por sí sola una declaración de que todas las tecnologías mencionadas estén activas en el sitio; deberán mantenerse únicamente las que efectivamente se utilicen.

Datos Sensibles Y Biométricos

Los datos sensibles recibirán protección reforzada. SURTITODO informará al titular que se trata de datos sensibles, la finalidad específica del tratamiento y el carácter facultativo de la autorización cuando legalmente corresponda. La negativa del titular a autorizar un tratamiento sensible no generará, por sí misma, consecuencias desfavorables contrarias a la ley.

La huella dactilar, cuando se utilice en procesos laborales o de control de acceso y asistencia, se tratará exclusivamente para la finalidad informada. El titular contará con un mecanismo alternativo cuando resulte necesario y procedente, y el tratamiento se limitará a las personas y sistemas autorizados.

SURTITODO no utilizará datos biométricos para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular. Los procedimientos internos de autorización, acceso, conservación y eliminación de biometría deberán ser coherentes con esta Política.

Autorización Y Excepciones Legales

Cuando la ley exija autorización, SURTITODO la solicitará previamente, de forma expresa e informada, mediante mecanismos que permitan conservar prueba de ella. La autorización identificará las finalidades y los derechos del titular y se limitará a los tratamientos que correspondan.

El tratamiento podrá realizarse sin autorización únicamente en los eventos exceptuados por la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. No se presumirá autorización por el solo silencio del titular ni se utilizará una autorización genérica para finalidades incompatibles con las informadas.

Encargados, Proveedores Y Terceros

SURTITODO podrá utilizar proveedores tecnológicos, logísticos, contables, de facturación, comunicaciones, almacenamiento, seguridad, atención al cliente y otros servicios que requieran tratar datos personales por cuenta de la empresa. Cuando exista tratamiento por cuenta de SURTITODO, se establecerán las obligaciones de confidencialidad, seguridad, finalidad, acceso restringido y demás condiciones legales aplicables.

Cuando exista transmisión o transferencia internacional de datos, se aplicarán las exigencias de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, incluyendo las medidas o instrumentos que resulten necesarios según el país de destino, el tipo de operación y las instrucciones vigentes de la autoridad competente.

Medidas De Seguridad

SURTITODO adoptará medidas administrativas, técnicas, contractuales y organizacionales razonables y apropiadas según la naturaleza de los datos y los riesgos del tratamiento, orientadas a prevenir pérdida, destrucción, adulteración, acceso no autorizado, divulgación, uso indebido o tratamiento no autorizado.

El nivel de seguridad será revisado conforme a los riesgos, cambios tecnológicos, incidentes y características del tratamiento. Ninguna política puede garantizar riesgo cero; por ello, la organización aplicará controles razonables y documentables y gestionará los incidentes conforme a la normativa aplicable.

Conservación Y Supresión

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, laborales, administrativas o judiciales aplicables. Cuando expire el periodo de conservación y no exista fundamento para mantenerlos, SURTITODO procederá a su eliminación, anonimización o conservación bajo una base jurídica válida, según corresponda.

Derechos De Los Titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar información sobre el tratamiento efectuado.

• Solicitar prueba de la autorización cuando sea procedente.

• Conocer el uso dado a sus datos.

• Presentar consultas y reclamos.

• Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión del dato cuando legalmente proceda.

• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Procedimiento Para Consultas Y Reclamos

El titular podrá presentar consultas o reclamos al correo mtovar@distribuidorasurtitodo.com. La solicitud deberá contener, como mínimo, identificación del titular, descripción de los hechos o solicitud, datos de contacto y documentos pertinentes cuando existan. SURTITODO podrá solicitar información adicional estrictamente necesaria para verificar la identidad y atender la solicitud de forma segura.

Las consultas se atenderán dentro del término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderlas dentro de ese término, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos se tramitarán dentro del término legal máximo de quince (15) días hábiles, con la prórroga legalmente permitida cuando resulte necesaria y sea informada al titular. Cuando el reclamo esté incompleto, se solicitará la información faltante en los términos previstos por la Ley 1581 de 2012.

Incidentes De Seguridad

Ante un incidente que pueda comprometer datos personales, SURTITODO activará las medidas internas disponibles para contener, analizar, documentar y gestionar el evento, determinar sus efectos y realizar las comunicaciones o reportes que legalmente correspondan a los titulares y a la autoridad competente.

Datos De Niños, Niñas Y Adolescentes

SURTITODO evitará recolectar datos de niños, niñas y adolescentes salvo que el tratamiento sea necesario, pertinente y legalmente procedente, con protección reforzada de sus derechos y observancia de las reglas especiales aplicables. Cuando una operación de comercio electrónico involucre a un menor de edad, se aplicarán los controles y autorizaciones que exija la legislación vigente

Tratamiento En Relaciones Laborales

Los datos personales tratados en procesos de selección, vinculación, nómina, seguridad social, administración de jornada, incapacidades, vacaciones, seguridad y salud en el trabajo, cumplimiento legal y demás asuntos laborales se limitarán a las finalidades pertinentes. El acceso se restringirá al personal que lo requiera por sus funciones o por mandato legal.

Cuando se utilice huella dactilar u otro biométrico, se aplicarán adicionalmente las salvaguardas de dato sensible previstas en esta Política, incluyendo información previa, finalidad específica, carácter facultativo cuando legalmente corresponda y mecanismo alternativo cuando resulte necesario.

Transmisión De Información A Autoridades

SURTITODO podrá suministrar datos personales a autoridades administrativas o judiciales competentes cuando exista obligación legal, orden judicial o requerimiento válido dentro de sus competencias. El suministro se limitará a la información pertinente y se documentará conforme a los controles internos disponibles.

Responsabilidad Y Demostración Del Cumplimiento

SURTITODO documentará, de acuerdo con sus capacidades y riesgos, las medidas adoptadas para demostrar el cumplimiento del régimen de protección de datos, incluyendo autorizaciones cuando correspondan, contratos con encargados, procedimientos de atención de titulares, gestión de incidentes, controles de acceso, conservación y actualización de la Política.

Registro Nacional De Bases De Datos

SURTITODO verificará periódicamente si se encuentra dentro de los sujetos obligados a efectuar inscripción o actualización de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, de acuerdo con los supuestos, umbrales y reglas vigentes. La publicación de esta Política no sustituye las obligaciones de registro, actualización o reporte que legalmente resulten exigibles.

Actualización De La Política

SURTITODO podrá modificar esta Política cuando cambien las normas, instrucciones de la SIC, jurisprudencia, tecnologías, procesos o finalidades del tratamiento. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas por los mecanismos legalmente disponibles cuando corresponda. La versión vigente estará disponible para consulta en los canales oficiales.

Vigencia

La presente versión entra en vigencia el 24 de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras SURTITODO realice tratamiento de datos personales, sin perjuicio de sus actualizaciones posteriores.

Aprobación

La presente Política se adopta para su implementación y publicación una vez surtida la aprobación interna correspondiente por DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS PARA OFICINA SURTITODO S.A.S., sin perjuicio de la adopción de procedimientos, formatos, contratos y controles internos necesarios para su ejecución efectiva.